Cómo leer una propuesta de banquetería: qué incluye y qué se cobra aparte

Una propuesta de banquetería es un documento gastronómico solo en la primera página. De ahí en adelante es un documento logístico, y se lee con lápiz.

Lo digo porque veo siempre el mismo movimiento: la pareja recibe dos cotizaciones, mira el número grande del final de cada una, se queda con la más barata y firma. Tres meses después descubre que esa propuesta no traía mozos suficientes, que la mantelería que vieron en la degustación era otra, y que el hielo — el hielo — se cobraba aparte. La propuesta más barata casi nunca es la más barata. Es la que menos incluye.

Esta es mi forma de leerlas. No sirve para adivinar si un menú va a estar rico: para eso está la degustación. Sirve para saber qué estás comprando exactamente, que es la parte donde se pierde la gente.

Primer paso: llevar las dos propuestas al mismo formato

Antes de comparar nada, hay que traducir. Dos cotizaciones de banquetería casi nunca vienen en la misma estructura: una cobra por persona con todo adentro, la otra cobra un valor base más extras por ítem, la tercera arma "paquetes" con nombres de piedras preciosas. Comparar esos tres números entre sí no significa nada.

Yo hago una planilla de cinco columnas, una por bloque, y reparto cada línea de cada propuesta en el bloque que corresponde:

1. Comida — cóctel, entrada, fondo, postre, mesa dulce, torta.
2. Bebida — alcohol, sin alcohol, hielo, descorche, barra y bartender.
3. Personal — mozos, garzones de barra, jefe de salón, cocina, horas incluidas.
4. Montaje — vajilla, cristalería, cubertería, mantelería, sillas, mesas, mesón de barra.
5. Operación — traslado, cocina en terreno, generador, retiro de basura, comida del equipo.

Cuando las dos propuestas están repartidas en esos cinco bloques, la comparación se vuelve honesta sola. Y aparecen los huecos: los bloques que una propuesta tiene y la otra dejó en blanco. Esos huecos son el verdadero precio de la diferencia.

Los quince ítems que suelen ir aparte

Esta es mi lista de terreno. No todos aplican siempre, pero todos he visto que aparecen después. Preguntá por cada uno con la propuesta en la mano y anotá "incluido" o "aparte" al lado. Es un trámite de diez minutos que cambia la conversación entera.

En bebida: el descorche si llevás tu propio alcohol (y si se cobra por botella o por persona); el hielo; los vasos y copas si la barra no es del mismo proveedor; el bartender; el cierre de barra — es decir, hasta qué hora sirve, no hasta qué hora hay fiesta.

En personal: la proporción de mozos por invitado (pedila explícita, no "los necesarios"); las horas incluidas de servicio y el valor de la hora extra; si el jefe de salón o coordinador gastronómico está incluido o es un ítem; la comida del equipo — tu DJ, tu fotógrafo, tu videógrafo y los músicos comen, y eso se cotiza como "menú de proveedor".

En montaje: la mantelería estándar versus la premium (la diferencia entre lo que viste en la degustación y lo que llega puede ser exactamente esto); las sillas, que muchas veces las pone el recinto y no la banquetería; la vajilla especial para la mesa dulce.

En operación: el traslado y la instalación de cocina si el recinto no tiene una equipada; el generador eléctrico; el retiro de basura y la limpieza post evento, que en varios recintos es obligación de la banquetería y en otros queda flotando entre ambos.

Ese último punto merece su propia frase: los ítems que flotan entre el recinto y la banquetería son los que terminan sin hacerse. Cada uno asume que era del otro. Preguntale lo mismo a los dos y comparalos.

Lo que la propuesta dice de los tiempos (o no dice)

Mi obsesión declarada son los minutos entre plato y plato, y una propuesta bien hecha me deja leerlos aunque no los escriba. Tres cosas para buscar:

Dónde se cocina. Cocina propia en el recinto, cocina montada en terreno o comida que llega desde afuera son tres escenarios distintos de temperatura y de tiempos. Ninguno es malo en abstracto — el catering en terreno bien montado funciona perfecto — pero cambia lo que hay que exigir: si la cocina se monta, ¿dónde, con qué energía, y quién paga esa instalación?

Cuántas manos hay en el salón. Un fondo emplatado para 150 personas con pocos mozos significa que la última mesa come frío, y que entre la entrada y el fondo pasan cuarenta minutos en los que la fiesta se enfría junto con el plato. La proporción de personal no es un detalle de costo: es un detalle de experiencia.

Cómo se sirve. Emplatado, servicio a la rusa, buffet o estaciones tienen costos, tiempos y dinámicas de salón completamente distintos. El buffet mueve gente, el emplatado la sienta. Elegí según cómo querés que se vea el salón a esa hora, no solo según el precio.

Dietas especiales: la pregunta que separa a los profesionales

Preguntá cómo manejan vegetarianos, veganos, celíacos y alergias. La respuesta correcta nunca es "algo les hacemos". La respuesta correcta es un procedimiento: un plazo para entregar la lista final (suele ser una o dos semanas antes), un menú alternativo definido, y una forma de identificar en el salón quién recibe qué — tarjeta en el puesto, marca en el plano de mesas, lo que sea, pero que exista.

Una alergia grave mal manejada es la única cosa de esta guía que puede terminar en algo peor que una molestia. Tratala con ese peso.

Los cuatro papeles que tienen que quedar escritos

Cuando ya elegiste, no firmes la cotización sola. Pedí que el anexo incluya:

1. El menú definitivo con nombre de cada tiempo, no "entrada a elección".
2. La proporción de personal y las horas de servicio incluidas, con el valor de la hora extra ya fijado (no "a convenir": a convenir se conviene el mismo día, y ese día no tenés poder de negociación).
3. El listado de lo incluido en montaje, ítem por ítem.
4. La política de garantía de invitados: cuál es el mínimo garantizado, cuándo se confirma el número final, y qué pasa si llegan menos personas de las confirmadas. Casi todas las propuestas cobran sobre el número confirmado aunque falten invitados — está bien que sea así, pero tenés que saberlo antes de confirmar de más.

Ese punto 4 es el que conecta con todo lo demás: el número de confirmados es el multiplicador de la propuesta entera. Si lo estimás por arriba "por si acaso", estás pagando por sillas vacías. En EventManager la confirmación de asistencia queda registrada con cupos reales, y ese número — el de verdad, no el estimado — es exactamente el que hay que llevar a esta conversación.

El resumen de la planilla

Comparar por el número final es comparar dos cosas que no son la misma. Traducí ambas propuestas a los cinco bloques, marcá los quince ítems como incluido o aparte, preguntá por los tiempos y el personal, exigí los cuatro papeles.

Y una última cosa que no está en ninguna planilla: fijate en cómo te responden. El proveedor que contesta las quince preguntas con paciencia y te corrige dos que preguntaste mal es el que va a resolver bien el imprevisto del día. Esa también es información, y se lee gratis.

— Gaspar